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¿Como elegir el mejor sistema de gestión para empresas?

En el mercado actual del software existen muchas soluciones para realizar tareas tanto fáciles como complicadas las cuales con los cómputos correctos y alimentación de datos ayudan a las empresas a tener el control de sus operaciones y gestionar mas rápido los tiempos de respuesta con los clientes y poder hacer que el equipo de trabajo entregue resultados mejor elaborados y con mayor índice de certeza para así poder aprovechar esas situaciones para expandir sus mercados y planeaciones de sus ingresos y la proyección que pueden tener.

Muchas casas productoras de software que hoy en día conocemos que realizan programas de computo para diversas tareas no nacieron de la noche a la mañana, esto por que aprovechando el auge de la tecnología muchos ingenieros en sistemas o personal que aplico en el área actúa de una manera que puede llevarlo a que la empresa pueda crecer junto con lo que hace, es decir, el personal del área de sistemas o tecnologías de información puede aportar a la empresa a la que labora sus conocimientos para enriquecer y hacer en el trabajo un ambiente mas organizado no solo en su área si no en todas, cabe señalar que hay empresas de diferente giro, servicios, o tipo de producción y que el área de sistemas tiene que estar involucrado cuando se lo piden o muchas veces sin que se lo pidan mete las manos a tratar de dar soluciones practicas ya que muchos solo van a arreglar computadoras o instalar software sin aportar nada, es por ello que pocos se han arriesgado a realizar programas de computo para facilitar tareas en la empresa dependiendo del ramo, en mi caso yo tuve la experiencia de estar en una empresa cartonera mexicana y una empresa que manufacturaba corazones y moldes de cerámica inglesa y lo común que tenían era un sistema para controlar toda su empresa, este sistema o software es llamado ERP (por sus siglas en ingles Entreprice Resources Planning ó Planificación de Recursos Empresariales)

 Todo esto mencionado tiene un por que en este articulo y es que se pueden explotar todas las herramientas que ahora ofrecen los programas de computo ya que en verdad son mas que un lujo una necesidad ya que a través de estas herramientas se tiene el control literal de toda la empresa, haciendo ahorros que mas adelante se mencionaran y proporcionando resultados con mayor rapidez y precisos además de que el “plus” que agregan hoy en día varias de estas herramientas es precisamente la movilidad, confiabilidad en la información y datos, puestos de trabajo remotos y vigilancia de operaciones en tiempo real de una o varias empresas, todo esto beneficia sobre todo a los puestos directivos.

Varios sistemas de computo de este tipo (ERP) son mayormente realizados fuera de México ya que en países desarrollados como Japón, Alemania, Inglaterra, Estados Unidos, entre otros sobre todo europeos se hicieron especialmente fabricados para las reglas, leyes, monedas, impuestos y estándares de su país, sin embargo como sabemos, hay empresas que no solo están establecidas en ese país de origen si no tienen subsidiarias o corporativos en otros llevando este mismo sistema a otros países para que el control de las operaciones totales de las empresas se puedan lleva a cabo y tenga vigilado todas las operaciones de las demás matrices, al migrar el software como mencionaba, también cambian muchos aspectos en este caso cambia desde el tipo de impuestos, manejos de reglas, leyes entre otras situaciones que cambian en ocasiones muchos ajustes en el software ya que lo que se realiza en el sistema tiene que asimilar lo que se hace en la vida real y así poder registrarlo en su sistema y que se vea reflejado en tiempo real a las áreas involucradas exceptuando la manera como muchas empresas desgraciadamente lo hacen en computadora pero en hojas de calculo del famoso paquete de ofimática llamado MS-Office, es una herramienta buena pero para empresas sumamente grandes esto ya no debe de aplicar ya que aparte de que hay virus que cifran esta información y pedir dinero entre mas datos tenga el archivo mas pesado es y mas complicado de abrir además de que puede causar perdida de datos e incluso que por un mal manejo de la hoja de calculo en alguna formula puede cambiar todo, es un riesgo y no solo por que sea un producto de esta empresa Microsoft si no por que la cuestión aquí es que no es funcional si se necesita compartir el archivo y trabajar al mismo tiempo o poder realizar funciones mas allá además de que obtener un reporte del mismo implica agregar mas funciones, por ello en los ERP se lleva el mismo esquema sin embargo mayormente organizado obteniendo reportes ya personalizados con un solo clic en forma y presentación, datos de búsqueda ordenados y rápidos además de poder guardar infinidad de datos sin importar si esta cada vez mas pesado el archivo o sistema que los contiene ya que la labor precisamente de estos sistemas es poder almacenar datos grandes como el caso de FEMSA, tienen bases de datos gigantes ya que cada una de sus transacciones desde llevar un producto de un lado a otro y saber donde esta en todo momento es la labor titánica que conlleva y así poder sacar provecho de ciertos reportes requeridos.

En mi experiencia y lo que algunos compañeros que están en esta área han podido compartir conmigo es una labor muy grande para nosotros ya que quien se encarga de mantener el sistema, estamos encargado de poder hacer que se vea atractivo además de incluir lo que el usuario requiere, desde la forma en como se van a alimentar los datos hasta como van a salir de un reporte y arrastrar datos de un lado a otro y empatarlos para que tengan coherencia ya que muchas veces cuando los mismo ingenieros en sistemas o informáticos no conocen el sistema como fue mi caso, tenemos que rastrear y saber a donde van esos datos en las entrañas del sistema ya que muchos piensan que el de “sistemas” viendo donde y como alimentan los datos los usuarios se le ordenara que obtenga los datos y listo pero esto no es así y es por eso que en ocasiones dependiendo de la experiencia del encargado de sistemas y de lo involucrado que este en las áreas (ya que el de sistemas tiene que estar involucrado en toda la empresa mas que cualquier nivel de gerencia) para obtener los datos precisos y como va a viajar la información y donde se almacena por eso es que en sistemas EPR los de “sistemas” deben de tener las herramientas necesarias además del reconocimiento ya que al adquirir la habilidad de saber como se va a manipular la información y mostrar reportes que pueden llevar horas e inclusive días se tiene que pensar en el resguardo de la información, el ingeniarse en caso de siniestro como lo respaldara, en donde y cada que tiempo y es que no es tarea fácil ya que sabemos que nada dura para siempre y el equipo de computo en donde este montado el sistema tiene que cumplir ciertas características.

¿A quienes les convienen estos sistemas?

Para esta pregunta son varios factores en la respuesta, sonara un poco confuso de repente pero tratare de ser lo mas claro ya que si es mucho lo que hay que tomar en cuenta en caso de adquirir un sistema e implementarlo en la empresa y pensar en la escalabilidad de esta para lograr un buen control desde las áreas de contabilidad, producción, almacén, producto terminado, finanzas, recursos humanos, ventas, embarques, producto terminado, logística entre otras áreas que puedan tener.

Se tiene que tomar el tamaño de la empresa y las áreas involucradas, en México existen empresas las cuales tienen software pero no son tan grandes donde va mas enfocado a la contabilidad, 2 de ellas y las principales son Contpaq y Aspel reconocidas a nivel nacional por el control de finanzas y contabilidad aunque últimamente han puesto a disposición software para el control de inventarios, almacenes y producción lo que hace que este software venga por módulos, es decir, que si una empresa a sus inicios empieza con pocas áreas donde es muy poco el personas (PyME’s) por lo general se lleva contabilidad y si acaso finanzas, estos software tienen esos software solo para esas áreas y si va creciendo se puede ir adquiriendo el licenciamiento para obtener otros módulos como almacenes, costos entre otros que abarque la casa productora ya que muchos tienen mas beneficios que otros y lo que les recomiendo seria que consulten de fuentes oficiales como pagina de internet y vía telefónica para así concretar citas con asesores especializados que les pueden ir guiando paso a paso hasta obtener sus beneficios cuando la empresa sea grande ya que no todas las empresas en México ofrecen o tienen los mismo paquetes aunque algunos pueden incluir el desarrollo y hacerlo a la medida del cliente y conforme a sus necesidades siendo una gran ventaja ya que así se sabe con exactitud el alcance de la empresa y el rumbo que puede tomar para estrategias que puede ayudar el mismo software, hay que tomar en cuenta que en México se esta explotando esta parte tecnológica y hay empresas que aun están creciendo en estos sistemas básicos de ERP en todo el país y hay que ver las propuestas que pueden ofrecer y hasta donde nos pueden ofrecer.

Si la empresa ya esta establecida teniendo algún sistema tipo ERP básico o no tengan se deben de tomar en cuenta 2 cosas y es aquí donde muchos no saben como tomar la decisión ya que en una empresa que tiene varias áreas y quiere unificar y tener los datos de las demás en forma con un procedimiento estructural y que involucre la tecnología como plataforma inicial ya que si no se tiene una metodología en la empresa de los pasos a llevar en el proceso de cada una de las áreas, en el software sera igual y el sistema no funcionara como se tiene planeado ya que hay que recordar que nosotros somos los que alimentamos el sistema y teniendo la forma correcta de como hacerlo y como lo alimenten los demás sera exitoso y preciso la forma de llevar el control; entre mas grande sea un sistema y mas requerimientos desee el cliente  o empresa que lo integre mayor sera el costo pero igualmente sera mayor el beneficio ya que al tener este tipo de software aparte de tener un sistema hecho por defecto se puede ir agregando mas cosas y ahí entra la parte de sistemas a involucrarse en el desarrollo y ajuste de este para que en la empresa se le agreguen o quiten características aunque se vara sinceramente el aumento de características como algunas que mencionare mas adelante, es por eso que al momento de buscar un software de este tipo se tiene que incluir de manera automática a un encargado de informática o sistemas dedicado a a la implementación de este sistema, en empresas mas grandes se van a requerir hasta personal que se dedique a eso específicamente si es posible 2 o mas personas para que complementen el trabajo ya que si es muy dedicado y delicado y el manejo y mantenimiento a nivel de sistemas es complejo para que siempre este activo y también incluir certificaciones ya que así el encargado o los encargados del sistema tengan las habilidades suficientes además del equipo a requerir para el mejor funcionamiento de estos sistemas, la programación como muchos piensan en el área de sistemas es una tarea que requiere de paciencia y especificaciones ya que las operaciones que se realizan todas son matemáticas y de tomas de decisiones que pueden afectar de muchas maneras pero siempre se va a tener solución lo que en muchas áreas no entienden desgraciadamente como es que pueden tardar tanto si solo quieren un dato y a veces es causa de molestia por los usuarios ya que no comprenden que se tiene que llevar un método para programarlo, como y donde extraer los datos, también hay soluciones para empresas con organismos que pueden ayudar e involucrarse en el proceso y que están certificados y ofrecen soporte sin requerir a una persona de sistemas y solo se paga el mantenimiento anual de estos sistemas que también los certifican y apoyan en todo momento lo cual seria una solución para una empresa mediana.

 ¿Que se requiere para tener un sistema de este tipo?

Para integrar un sistema para pequeña y mediana empresa se debe de contar con un equipo de requerimientos mínimos que sea solo para montar el sistema y que nadie la utilice para otras tareas, no requiere de tener un monitor o algo mas especifico mas lo que requiera el sistema para su funcionamiento, los requerimientos pueden ser un procesador de doble núcleo a 2.0Ghz, 4GB de memoria Ram, Disco Duro de 250GB, tarjeta de red 10/100, respaldo de energía o regulador de corriente, y sistema operativo tipo empresarial y licenciado (para evitar la piratería y el pago de multas que pueden ir del 10 al 45% del valor de gastos anuales de la empresa, esto entrara en otro tema) en un sitio acondicionado y bajo llave de preferencia.

Para un sistema mas grande para mediana y grande empresa se debe de requerir un servidor dedicado o si es posible 2 para tener respaldado la información en caso de desastre, en este tipo de servidores se puede ir escalando la infraestructura y es un poco mas costoso ya que son mas funcionales, en características se puede contar con un procesador de doble núcleo a 2.0Ghz, de 4 a 6GB de memoria Ram, disco duro de 120GB a 500GB, tarjeta de red 10/100/1000, respaldos de energía de 20 a 40 minutos de duración con control de picos de energía, fuente de poder redundante, soporte técnico y garantía extendida de servicio del equipo servidor, que este montado en rack y este bajo llave de acceso autorizado, en este tipo de equipos es necesario y requerido todo este tipo de características también depende de los requerimientos de software sin embargo e visto casi los mismos requerimientos y si es una inversión pero el beneficio es completamente satisfactorio.

¿Que software ERP existen, cuanto cuestan y que módulos tienen?

En general hablar de un ERP es un estándar en sistemas informáticos y también tienen módulos sin embargo el contenido que pueden abarcar es Finanzas (Facturación, y cuentas por pagar y cobrar), Ventas (CRM, Ventas, Punto de Venta), Operaciones (Proyectos, Inventarios, Compras, Manufactura), Recursos Humanos (Empleados, Reclutamiento), Comercio Electrónico, Sitio Web entre otros.

Los software en el mercado para ERP posicionados a nivel mundial son los siguientes:

SAP: Es un software de origen Alemán en el cual esta basado en estrictas reglas y ordenes en la inserción de datos ya que tiene controles de seguridad, almacena registros de todos los movimientos y tiene una gama de módulos además de tener diversos Partner que son certificados y oficializados para asegurar el buen soporte técnico e integral ya que si no se cuenta con uno de ellos en la empresa el software puede ser bloqueado para su uso, contiene herramientas de desarrollo en el cual los programadores puedes realizar módulos propios y adecuarlos a la empresa sea del ramo que sea, la desventaja mas grande son los costos de inversión ya que por proporcionar actualizaciones y seguridad en los datos el costo inicia es de aproximadamente de 3 a 5 millones de pesos mexicanos y anualmente pagar a un Partner de 20 mil a 350 mil pesos mexicanos por el soporte y numero de licencias por usuario que utilice el software, una herramienta muy buena y que me toco en lo personal manejarla.

JD Edwars: Potente ERP con la ventaja que a diferencia de su competidor SAP ofrece una multiplataforma mas adaptable y agradable ya que integra multiempresas y obtener reportes de todas las involucradas en una sola, de origen Estadounidense y adquirida por la empresa Oracle fusionan el buen manejo en gestor de bases de datos de Oracle, uno de los mas potentes y seguras bases de datos robusta y fiable con soporte en latinoamericano y europeo pone al mercado su sistema en formato web para que no se ocupe instalaciones en los clientes como ejecutables de SAP, solo utilizar el acceso web en intranet e internet, su costo depende de que módulos se utilice y adquirir un mínimo de 5 licencias para su uso, pueden variar los modulos de entre 500 dolares a 13000 dolares anuales por modulo, el desarrollo para aplicaciones y adaptaciones puede ser extensa en plataformas fáciles para el desarrollador de sistemas.

Odoo (antes llamado OpenERP): Es un software que nació con el afán de hacer competencia directa con SAP, a diferencia de los mencionados anteriormente tiene un gran numero de módulos ya establecidos el cual solo se descargan e instalan para adaptarse con los demás módulos del ERP en la empresa, su costo es totalmente gratuito, lo único que tiene costo es el soporte técnico que se da a mas de 30 países a nivel mundial traducido mas de 70 idiomas incluyendo adaptaciones de desarrollo que a diferencia de los otros 2 no se tienen que adquirir licencias adicionales, se puede obtener un sin fin de licencias por usuario ya que no requiere costo por ellas, se requiere de especificaciones mínimas de hardware aunque no hay que dejar de notar lo recomendado, fácil instalación, desarrollo y puesta en marcha, se basa en permisos para los usuarios ya que cuenta como los anteriores con diferentes permisos de usuarios para ciertas áreas, en México hay Partners oficiales también y se cuenta con la integración eficaz de reglas fiscales en México como la facturación electrónica y contabilidad electrónica, este software anteriormente en su versión 6 era tanto ejecutable como web, ahora de las versiones posteriores a la 7 es totalmente web adaptándola para mejor acceso vía navegador así  que en cualquier dispositivo de oficina como portátil y de escritorio pueden acceder no importa el sistema operativo, teléfonos inteligentes y tabletas con Android, IOS y Blackberry con una base de datos robusta y sofisticada a la tolerancia a fallas comprimiendo la información para no ocupar espacio y realizando un método de almacenamiento seguro además de instalarse en diferentes sistemas operativos como Windows, Mac, y GNU/Linux (el mas adaptable), siendo este ultimo el mas seguro y rápido para transacción de información además de no adquirir licenciamiento y se basa en la compra del soporte sin perder garantía.

Hay mas ERP’s reconocidos también, sin embargo son los principales de los que puedo mencionar y sus características ya que tanto SAP como OpenERP  ahora llamado Odoo los e manejado y son muy útiles en las empresas, una tarea delicada para el administrador de sistemas ya que siempre se deben de tener los servicios siempre activos 24/7 todo el año realizando copias de seguridad y estar al pendiente de mantenimientos preventivos para que el sistema no se dañe además de que en otra empresa maneje otro que estaba hecho a la medida y que el desarrollador que lo creo me lo dejo y ahí es muy diferente ya que hay que crear todo manualmente, no hay soporte y hay que estar al pendiente con todos los usuarios, una tarea mas desgastante pero de la que en los personal tengo la experiencia de saber el comportamiento de las empresas en diferentes ramos. Solo queda que la empresa o usuario final decida y que tome en cuenta estos aspectos publicados aquí, sean de ayuda para la mejor toma de decisiones.

Publicado en Comentarios, Experiencia, OpenERP